Intentional Work Design
65 % unserer Arbeit passiert auf Autopilot.
Das ist nicht schlecht – Routinen sparen Energie. Aber wir hinterfragen selten, ob sie noch passen. Oft sind sie unbewusst entstanden, einfach so gewachsen. Oft passen sie nicht mehr zur Umgebung.Noch ein Produktivitäts-Hack wird dir nicht helfen.
Das Problem sind Strukturen, die niemand hinterfragt hat.
Intentional Work Design ändert das.
DAS ERGEBNIS
Zufällig gewachsen. Nie bewusst gestaltet.
Die meisten Teams arbeiten in Strukturen, die einfach passiert sind.
Volle Kalender
Meetings, von denen die Hälfte auch eine E-Mail hätte sein können. Aber niemand hat je entschieden, was wirklich ein Meeting braucht.
Kanal-Chaos
E-Mail, Teams, Slack, WhatsApp – aber keine Vereinbarung, was wohin gehört. Jeder macht es anders - und das nervt gewaltig.
Endlose Suche
Dokumente in fünf verschiedenen Ablagen. Im Schnitt 20 Minuten am Tag nur mit Suchen beschäftigt. Und wenn man es braucht...
DER UNTERSCHIED
"Irgendwie passiert" vs. "Bewusst gestaltet"
Ein paar Beispiele, wo bewusste Gestaltung den Unterschied macht.
Meetings
In vielen Teams passieren sie einfach. In bewusst gestalteten Umgebungen gibt es ein klares Ziel und jemanden, der moderiert. Und auch nur dann, wenn wirklich eins gebraucht wird.
Meetings sind nicht die automatische Lösung für alles.
Kommunikation
Was bedeutet "Nicht stören" in Teams? Meistens: Niemand weiß es. Jeder interpretiert es anders- und dann ist man genervt, wenn es andere anders machen. Mit klaren Vereinbarungen passiert das nicht.
Fokuszeit
Viele hoffen auf Lücken im Kalender. Zeit für ungestörtes Arbeiten kommt aber nicht einfach so.
Andere blocken bewusst Zeit – und das Team respektiert das.
DIE LÖSUNG
Intentional Work Design
Bewusst gestalten, wie wir arbeiten.
Was ist Intentional Work Design?
Intentional Work Design ist die bewusste Gestaltung von Arbeitsstrukturen – Meetings, Kommunikationskanäle, Fokuszeit – anstelle von Routinen, die "einfach so" entstanden sind.Das klingt aufwändig, ist es aber nicht.
Es geht nicht darum, alles neu zu erfinden. Keine neuen Tools, keine großen Transformationsprojekte, keine wochenlangen Workshops.Es geht darum, die richtigen Fragen zu stellen – und dann klare Vereinbarungen zu treffen:Welche Meetings brauchen wir wirklich? Und was ist ihr Zweck?
Welcher Kommunikationskanal ist wofür da? Und was bedeuten unsere Status-Anzeigen?
Wie schützen wir Fokuszeit? Und wie signalisieren wir, wenn wir nicht gestört werden wollen?
Wo liegen unsere Informationen? Und wie findet jeder, was er braucht?
Das sind keine revolutionären Fragen. Aber in den meisten Teams hat sie nie jemand gestellt.Was passiert, wenn man sie stellt?
Teams, die ihre Arbeit bewusst gestalten, berichten von 5-10 Stunden pro Woche, die plötzlich frei werden. Nicht durch Hektik oder Effizienz-Hacks – sondern weil Reibung wegfällt.
Keine Meetings mehr, die nur stattfinden, weil sie schon immer stattgefunden haben. Keine endlose Suche nach Dokumenten. Kein ständiges Hin-und-Her zwischen Kanälen.
Stattdessen: Klarheit, worauf es ankommt. Fokus auf die wichtigen Dinge. Und das Gefühl, abends zu wissen: Heute habe ich das Richtige getan.Intentional Work Design ist keine Methode mit festen Regeln.
Es ist eine Haltung: Die Bereitschaft, hinzuschauen und zu fragen – passt das noch? Oder ist das nur so, weil es schon immer so war?Und dann: Bewusst zu entscheiden, wie es besser sein könnte.Für mehr Klarheit, Fokus und Leichtigkeit im Alltag.
DREI HEBEL
Bewusst gestalten
Wirksame Selbstorganisation, digitale Zusammenarbeit und gute Meetings greifen ineinander.
Wirksame Selbstorganisation
Der Start in den Tag, die eigene Priorisierung, der Schutz von Fokuszeit. Die Basis für alles andere. Wer die eigene Arbeit nicht bewusst gestaltet, wird zum Spielball der Anforderungen von außen. Mit klaren Strukturen entsteht Raum für das, was wirklich wichtig ist.
Digitale Zusammenarbeit
Welcher Kanal wofür, wo Informationen liegen, was die gemeinsamen Spielregeln sind. Ohne klare Vereinbarungen füllen Meetings die Lücken – weil alles, was nicht geregelt ist, im Gespräch geklärt werden muss. Teams mit klaren Absprachen kommunizieren schneller, finden Informationen sofort und haben weniger Abstimmungsschleifen.
Gute Meetings
Welche Meetings wirklich gebraucht werden, was reingehört, wie sie wirksam werden. Meetings sind nicht das Problem – schlechte Meetings sind es. Wenn klar ist, wofür ein Meeting da ist, wer moderiert und was danach anders sein soll, werden aus Zeitfressern echte Arbeitswerkzeuge.
NEWSLETTER
Regelmäßig das Bewusstsein schärfen
Intentional Work Design ist kein Projekt mit Deadline. Es ist eine Haltung – und die entwickelt sich mit der Zeit.
Der Newsletter liefert regelmäßig kurze Impulse, um die eigene Arbeitsweise Stück für Stück bewusster zu gestalten. Kein Spam, keine Romane.
Häufige Fragen, die im Rahmen von Intentional Work Design kommen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Warum fühle ich mich abends oft so, als hätte ich nichts geschafft? | Weil dein Tag vermutlich passiert ist, statt dass du ihn gestaltet hast. 65% unserer Arbeit läuft auf Autopilot. Meetings, die irgendwann eingestellt wurden. Kommunikationskanäle, die jeder anders nutzt. Intentional Work Design dreht das um: Du entscheidest bewusst, wie dein Tag aussieht. Was kommt zuerst? Was braucht Fokus? Was kann warten? |
| Wir haben doch schon alle Tools. Warum klappt die Zusammenarbeit trotzdem nicht? | Tools von 2025. Arbeitsweisen von 1997. Das ist das Problem. Die meisten Teams führen neue Software ein, ohne zu klären, wie sie damit arbeiten wollen. Ergebnis: Sieben Kommunikationskanäle, keine Vereinbarung. IWD fragt: Welcher Kanal ist wofür? Wo liegen Informationen? Klare Vereinbarungen machen den Unterschied. |
| Wie schaffe ich es, weniger Meetings zu haben? | Indem du aufhörst, Meetings als Standard zu sehen. Die meisten Besprechungen sind betreutes Lesen oder könnten eine Nachricht sein. IWD zeigt Alternativen: Ein kurzes Video statt einer Erklär-Runde. Eine Abstimmung statt einer Diskussion. Ein klarer One-Pager statt einer Präsentation. |
| Mein Team arbeitet hybrid. Wie kriegen wir das hin? | Hybrid scheitert nicht an der Technik. Es scheitert an fehlenden Vereinbarungen. IWD stellt die richtigen Fragen: Wann treffen wir uns vor Ort und warum? Was passiert asynchron? Wie stellen wir sicher, dass Remote-Kollegen nicht außen vor sind? Flexibles Arbeiten braucht klare Spielregeln. |
| Ich ertrinke in Nachrichten. Wie bekomme ich das in den Griff? | Die meisten Menschen haben keine Strategie für ihre Kommunikation. Sie konsumieren, was reinkommt. IWD unterscheidet: Wann konsumiere ich? Wann sende ich? Was ist flüchtig? Was brauche ich später noch? Alles kommt dahin, wo es hingehört. Wie im echten Leben: Käse in den Kühlschrank, nicht in die Einkaufstüte. |
| Wie fange ich an, ohne gleich alles umzukrempeln? | Gar nicht alles umkrempeln. Das ist der Punkt. Intentional Work Design ist keine große Transformation. Es sind kleine, bewusste Entscheidungen. Eine Frage: "Brauchen wir dieses Meeting?" Eine Vereinbarung: "Dringendes per Chat, der Rest per Mail." Teams berichten von 5-10 Stunden pro Woche, die frei werden. |